Denetim RaporlarıDUYURULAR/HABERLER

Duyuru – 2017/12: Denetim Raporu (30 Eylül 2017 tarihli) ve Yönetimin Açıklamaları

Aşağıda paylaşılan denetim raporu DENETİM KURULUMUZ tarafından hazırlanmış olup, mevcut yönetimin göreve gelmiş olduğu 17 Temmuz 2017 ile 30 Eylül 2017 tarihleri arasındaki “faaliyetler, harcamalar ve mali durum” ile ilgili denetim neticesinde elde edilen bulgular, tenkit ve önerileri kapsamaktadır.

Öncelikle Denetim Kurulunun yapmış olduğu çalışma için teşekkür ederiz. Yönetim Kurulumuz bugüne kadar ki faaliyetlerini yasal çerçevede yürütmüş olup, söz konusu rapordaki tenkit ve öneriler ile ilgili olarak gerekli açıklama ve yanıtları aşağıda paylaşmış bulunmaktadır.

YÖNETİM KURULUMUZUN DENETİM RAPORUYLA İLGİLİ YANIT VE AÇIKLAYICI NOTLARI

MAVİ YAZILAR Denetim Kurulu tespitleri
SİYAH YAZILAR Yönetim Kurulu açıklamalarıdır

  • Denetimde esas alınan dayanaklar;

Kooperatifler kanunu, Kooperatif Ana Sözleşmesi, İmza sirküleri, Yetki Belgesi, ve İzmir Ticaret odası kayıtları olmuştur.

YÖNETİM KURULU AÇIKLAMA NOTU:

Söz konusu denetim için, Denetim Kurulu’na yukarıda kendilerince bahsedilen belgelere ilave olarak

Bilanço, Gelir Tablosu, Mizan, Gelir ve Gider Hesapları Muavin Dökümleri,
Kasa defteri, Fatura ve Tahsilat Makbuzu, Bankalara ait Hesap Ekstreleri,
Yönetim Kurulu Karar Defteri, Genel Kurul Karar Defteri,

gibi denetim için gerekli bütün evraklar da kendilerine ibraz edilmiştir.

  • Karar Defteri

Yönetim Kurulu ilk toplantısını 14.08.2017 tarihinde yapmış bu güne kadar (25-41) 16 karar alınmıştır.

Karar defterinde yapılan incelemelerde bazı kararların çift imza ile bazılarının imzalarının sonradan tamamlatıldığı ayrıca karar almadan yapılan işlerin ve hak ediş ödemelerinin yapıldığı görülmüştür.

YÖNETİM KURULU AÇIKLAMA NOTU:

Denetim kurulunun karar tarih ve sayısı ile ilgili ifadesi doğru değildir.  Mevcut Yönetim Kurulu yetkilendirme ve görev dağılımı yapmak üzere ilk toplantısını 18.07.2017 tarihinde yapmış olup karar sıra numarası 23 tür. Yönetim Kurulu, ikinci toplantısını Çankaya’da bulunan ofisin Seferihisar ‘a taşınması gündemi ile 02.08.2017 tarihinde 24 sıra sayısı ile gerçekleştirmiştir.
Denetim Kurulu’nun raporunda ilk toplantı olarak belirtmiş olduğu 14.08.2017 tarihli ve 25 sıra sayılı toplantı gerçekte Yönetim Kurulu’nun üçüncü toplantısı olmuştur.

Yönetim Kurulu denetim raporunda belirtilmiş olan bu ifadeyi bu şekilde tashih etmek ihtiyacı duymuştur.

 “Karar defterinde yapılan incelemelerde bazı kararların çift imza ile bazılarının imzalarının sonradan tamamlatıldığı”

Hususu ile ilgili olarak da Yönetim Kurulu şu açıklamayı yapma ihtiyacı duymuştur:

Yönetim Kurulu kararlarını ihtiyaç hasıl olduğunda klasik (elden dolaştırma) usul ile almaktadır. Bunun nedeni de şudur; Yönetim kurulu üyeleri normal olarak “her zaman aynı anda” bir araya gelme imkanı bulamamaktadırlar. Örneğin göreve gelinen yaklaşık üç aylık süre içinde yönetim kurulu üyemiz Abdullah Kasap üç aylık süre içinde farklı zamanlarda iki kere 15-20 gün için şehir dışına hatta yurtdışına zorunlu çıkış yapmak zorunda kalmıştır.

Bu sürelerde kooperatifle ilgili gerekli faaliyetin yürütülebilmesi için (örneğin Türk Telekom, bankalar ve Gediz Elektrik gibi kurumlarda işlerin görülmesi) yasal olarak iki yönetim kurulu üyesinin hem toplanma hem de karar yeter sayısı mevcut olduğundan toplanarak işler aksatılmadan devam ettirilmektedir. Bu nedenle zaman zaman kararlar iki imzalı olabilmektedir. Daha sonra toplantıya katılmayan yönetim kurulu üyesine alınan kararlar gösterilip, şayet karar o üye tarafından da yerinde görülüyor ise kendisi tarafından kabul edilmekte ve imzalanmaktadır. Aksi halde ise bu üye gerekçesini yazıp şerh koyarak imzasını atmaktadır. Bu uygulama  “katiyetle” yasal olup tenkit edilecek bir durum mevcut değildir.

Diğer taraftan söz konusu denetimin kapsadığı süre içerisinde Yönetim Kurulu tarafından herhangi bir hak ediş yapılmamış olup, önceki yönetim tarafından yapılmış olan hak ediş bedelleri en az iki yönetim kurulu üyesinin imzalı talimat yazısıyla gerçekleştirilmektedir.

Denetim Kurulu raporunda belirtilmiş olan bu tip işlemler daha önceki yönetim kurulu görevi esnasında yapılmış olabilir. Denetim Kurulu önceki yönetimle ilgili hazırlayacağı raporda bu hususla ilgili incelemeler ve varsa eğer tespitleri mutlaka yapacaktır.

  • Tenkit ve Tavsiyelerimiz.
  • Çevre ve Şehircilik Bakanlığı görüşü gelene kadar internet şifresi ile havale ve EFT’nin tek kişi tarafından yapılmaması.

YÖNETİM KURULU AÇIKLAMA NOTU:

  • Kooperatifler en az iki yönetim kurulu üyesinin imzası ile temsil ve ile ilzam edilirler. Mevcut yönetim kurulu da aynı esasa uygun çalışmaktadır.
  • Hatta mevcut yönetim kurulu mümkün olduğunda gerekli yerlere tam kadro (üç kişi) gitmeye çalışmaktadır. Örneğin notere imza için gidildiğinde tüm üyeler birlikte gidip imzalamıştır. Yönetim kurulu avukata mali müşavire vekalet vererek, onları tek başlarına yetkilendirmiştir. Keza yönetim kurulu Akbank’a giderek üç kişi aynı zamanda imza vermiş ve bankamatik kartı ile birlikte internet bankacılığı kullanma şifresi almıştır. Banka bu şifreyi yönetim kurulu üyelerinin huzurunda (göz önünde) yönetim kurulu başkanı İsmail Demirbaşcı’ ya teslim etmiştir. Bu sayede HAVALE ve EFT masrafları ile personel ve benzin maliyetinden ÖNEMLİ MİKTARDA tasarruf edilmiştir.
  • Ayrıca İsmail Demirbaşcı interneti kullanarak kooperatif adına herhangi bir havale yapmadan önce yönetim kurulundan havale yapmak için İMZALI TALİMAT YAZISI almakta ve havaleyi yaptıktan sonra ise banka üzerinden dekont yazdırıp yine yönetim kuruluna imza attırmaktadır. Dolayısıyla hem yönetim kurulu üyelerin hem de denetim kurulu üyeleri bahsi geçen bu belgeye ilaveten, bankadan yazdırılan hesap cüzdanlarından da net olarak denetim yapabilmeleri mümkün ve son derece kolay ve sağlıklıdır. Özetle bu uygulama tamamen zaman ve masraftan tasarruf için yapılan “MANTIKLI, DOĞRU ve DÜZGÜN” uygulamadır.
  • Kooperatif hakkında yapılacak tüm işlemlerin karar defterine “KARAR” altına alınması.

YÖNETİM KURULU AÇIKLAMA NOTU:

  • Kooperatif hakkında yapılan işlemler örneğin “adres, unvan değişikliği ve site içi ve dışı idari faaliyetlerle ilgili hususlar zaten karar altına alınmaktadır. Bunun dışında kalan tüm rutin işlerin yürütülmesi esnasında yönetim kurulu kararı almak yasa gereği mecburi olmadığı gibi pratikte böyle bir olanak da yoktur.
  • Zira bütün yönetim kurulu üyelerinin adeta bir memur gibi her an kooperatif merkezinde bulunma imkanı yoktur. Yasal zorunluk olarak ayda bir kere toplanma mecburiyeti söz konusu olup yönetim kurulu almış olduğu karara göre ayda en az iki kere toplanıp konuları müzakere ederek karar almaktadır.
  • Yönetim kurulu üyeleri arasında yapılan görev dağılımına sadık kalınması ve uygulanması. 

YÖNETİM KURULU AÇIKLAMA NOTU:

  • Yönetim kurulu görev dağılımı kararına prensip olarak uygun hareket etmekle birlikte, bazı konularda birbirine destek olmak adına yardımlaşmaktadır. Nitekim Yönetim Kurulu Başkanı İsmail Demirbaşcı mevzuat ve muhasebe konularında bilgi ve deneyim sahibi olduğundan, bu hususta ciddi anlamda efor sarf ederek kooperatifin menfaati doğrultusunda katkı vermiştir ve buna devam etmektedir.
  • Bankadan yapılan ödeme dekontlarının harcama belgelerine iliştirilmesi.

YÖNETİM KURULU AÇIKLAMA NOTU:

  • Böyle bir uygulama her zaman için mümkün olamaz ve olmamaktadır. Zira, diyelim ki bir fatura temin edilmiştir ve söz konusu firmaya borç yapılmıştır. Bu faturanın bir defada ödenmesi halinde ödeme makbuzu faturaya iliştirilebilir. Fakat bu faturanın faturayı veren firmanın hesabına alacak kaydedilmesi ve daha sonra alacaklı firmaya cari hesabına mahsuben kısmi ödemeler yapılması halinde her bir faturaya o faturayı kapatacak makbuz iliştirmek mümkün olamayacaktır. Dolayısıyla, bu işin denetimi tarih sırasına göre sıralanan belgeleri ilgili klasörde bulup inceleyerek yapılmak durumu söz konusudur.
  • Örneğin X firması ocak ayında fatura düzenlemiş olsun. Muhasebe bu faturayı kayıt altına alıp ocak ayı evrak dosyasına takar Yine bu firmaya Ekim ayında bankadan ödeme yapıldığında ödeme dekontu doğal olarak muhasebe kayıtlarına alınıp Ekim ayı ay evrak dosyasına takılır. Dolayısıyla fatura ve makbuz farklı olduğundan birlikte dosyalama imkanı zorlaşır. Doğrusu ve bunun iş hayatındaki uygulaması da yukarıda belirtildiği gibidir. Bu konuda kooperatifler için özel bir uygulama ne kanunda ne de fiiliyatta mevcut değildir.
  • Bunun dışında aynı gün içinde kayıtlara alınan harcama belgelerinin yine aynı gün içinde banka ve kasadan ödendiği durumlarda fatura ve dekontları birleştirmek mümkündür ve bu yapılmaktadır.

                                    Yönetim Kurulu

Başkan                                                   2. Başkan
İsmail Demirbaşcı                             Davut Altuntaş